Dopolnilno izobraževanje

iz računalništva in informatike 2003

Programska oprema

OpenOffice

Uvod

Delo z datotekami

Odpiranje datoteke (File | Open...).

Shranjevanje datoteke (File | Close...).

Nastavitve za shranjevanje in odpiranje datotek (Tools | Options... | Load/Save),

samodejno shranjevanje vsakih ... minut (AutoSave every ... minutes),

...

Sestava zaslona

Nastavitve za meni, orodne vrstice, tipkovnico, statusne vrstice, so v Tools | Configure... Podobno kot v Wordu obsegajo spreminjanje menija, določanje pomena tipk, dodajanje in odstranjevanje gumbov z orodne vrstice, ...

Dodatne nastavitve, ki omogočajo prikaz oziroma skrivanje objektov na zaslonu najdemo v Tools | Options | Text Document | View (prikaz ravnil, enot in drugih elementov v besedilu).

Način pogleda

Predogled (tiskanja) File | Page Preview.

Spletna postavitev View | Online Layout.

Celoten zaslon View | Full Screen.

Povečevanje/pomanjševanje View | Zoom...

Vnašanje besedila

Vnašanje besedila

Tipkanje. Lahko uporabljamo dva načina: »prepisovalnega« in »vrivalnega«. (INSRT/OVER) Odstavek končamo s tipko Enter. Novo vrstico v odstavku začnemo s Shift+Enter. Konec odstavka označuje znak ¶ (vključen mora biti prikaz posebnih znakov View | Nonprinting Characters).

Posebni znaki: Insert | Special Characte...

Vnašanje polj (številka strani, čas, datum) Insert | Fields | ...

Samopopravki/samooblikovanje Tools | AutoCorrect/AutoFormat

zamenjevanje besedila (Replace)

izjeme pri zamenjevanju (Exceptions)

lastni narekovaji (Custom Quotes)

samodejni predlogi za nadaljevanje tipkane besede (Word Completion)

druge nastavitve (Options)

Zamenjava velikih/malih črk Format | Case Characters | ...

Rezanje, kopiranje, lepljenje besedila

Delo z odložiščem: kopiraj Edit | Copy, izreži Edit | Cut, prilepi Edit | Paste.

Posebno lepljenje (npr. kot neoblikovano besedilo) Edit | Paste Special...

Iskanje in zamenjevanje besedila

Iskanje in zamenjevanje Edit | Find & Replace... Na voljo imamo

razlikovanje velikih/malih črk (Match Case)

iskanje nazaj (Backwards)

iskanje besedila oblikovanega z določenim slogom (Search for Styles)

iskanje v izbiri (Current Selection Only)

uporabo regularnih izrazov (Reular Expressions)

Sprehajanje po objektih v besedilu omogoča tudi "navigator" Edit | Navigator. Z gumbom Navigation si izberemo vrsto objekta (tabela, slika...). Po objektih se potem ipomikamo z gumboma Next... in Previous...

Oblikovanje besedila

Znaki

Okno Format | Character..., gumbi na orodni vrstici, kombinacije tipk.

Odstavki

Kot pri znakih velja, da lahko osnovne lastnosti določimo z orodno vrstico (Oblikovanje), s kombinacijami tipk, v oknu Format | Paragraph... Tu lahko nastavljamo

Zamiki in presledki (Indents & Spacing): zamiki odstavka od robov, presledki pred in za odstavkom, presledki med vrsticami.

Poravnava (Alignment): poravnava odstavka – na sredino, na desno,...

Potek besedila (Text Flow): dovoli deljenje besed v odstavku (Hyphenation), prepreči prelom strani med izbranim in naslednjim odstavkom (Keep with Next), prelomi stran pred/za odstavkom (Break), prepreči, da zadnjo vrstico odstavka (oz. določeno število) pusti na vrhu strani (Widow Control), prepreči, da bi prvo (oz. določeno število) vrstico odstavka pustil na dnu strani (Orphan Control), ...

Slog številčenja (Numbering)

Tabulatorji (Tabs)

Začetnica (Drop Cap)

Obrobe odstavka (Borders)

Ozadje (Background): slika ali barva ozadja.

Označevanje in oštevilčevanje

Označevanje in oštevilčevanje lahko določimo odstavku z ukazom Format | Numbering/Bullets... Na izbiro imamo:

način označevanja (Bullet)

način številčenja (Numbering Type)

številčenje v več nivojih (Outline)

označevanje z sličicami (Graphics)

položaj (Position): določimo zamik posameznega nivoja

nastavitve (Options): nastavimo obliko številčenja/označevanja za vsak nivo posebej

V pomoč pri spreminjanju nivojev je tudi orodna vrstica Numbering Object Bar. Prikaz dosežemo z izbiro po desnem kliku na orodno vrstico Object bar (vrstica s poljem za izbiro sloga, pisavem velikosti pisave...)

Nivo lahko spremenimo s tipko TAB (višji) in Shift+TAB (nižji) takoj za številko.

Tabele

Tabelo vstavimo z ukazom Insert | Table

Vsebina 1. celice	2. celica	3. celica	4. celica
2. vstica	2. vrstica	2. vrstica	2. vrstica

Tabelo dodamo z ukazom Tabela | Vstavi | Tabela (Table | Insert |Table) ali z gumbom v orodni vrstici Standard. Velikost tabele lahko spreminjamo z vlečenjem spodnjega desnega vogala. Njen položaj pa z vlečenjem zgornjega levega vogala. Druga možnost je v meniju Tabela | Lastnosti tabele… (Table | Table Properties…). Tu lahko določimo:

velikost (širino) tabele

položaj tabele na zaslonu in oblivanje besedila okoli tabele

okvirje in senčenje

možnosti za celice

Velikosti stolpcev vrstic najlažje določimo s pomočjo ravnila. Tu imamo več možnosti:

vlečenje brez tipke: spreminjajo se le velikosti celic desno od črte, ki jo premikamo. Velikost tabele se ne spreminja.

vlečenje s tipko Alt: enak učinek kot prej, le da se na ravnilu prikazujejo širine stolpcev.

vlečenje s tipko Ctrl: velikosti celic desno od črte se spremijajo proporcionalno – celotna širina tabele se ne spremeni.

vlečenje s tipko Shift: velikosti celic na desni se ne spreminjajo. Spreminja pa se velikost tabele.

V Wordu 2000 lahko nastavimo še naslednje:

velikost celice se lahko spreminja skladno z njeno vsebino: Tabela | Samoprilagodi | Samodejno prilagodi vsebini.

velikost tabele se lahko samodejno prilagaja oknu: Tabela | Samoprilagodi | Samodejno prilagodi oknu

velikost stolpca lahko fiksiramo: Tabela | Samoprilagodi | Fiksna širina stolpca

Če označimo več zaporednih stolpcev (vrstic) jih lahko »enakomerno porazdelimo« z ukazom Tabela | Samoprilagodi | Enakomerno porazdeli stolpce (vrstice) ali z ustreznim gumbom na orodni vrstici Tabele in obrobe.

Vrstice (stolpce, celice) vstavljamo z ukazom Tabela | Vstavi …

Podobno lahko vrstice (stolpce, celice) brišemo z ukazom Tabela | Izbriši …

Več sosednjih celic lahko združimo z ukazom Tabela | Spoji celice. Obratno naredi ukaz Tabela | Razdeli celice. Oboje lahko naredimo tudi z gumboma na orodni vrstici. Ukaz Tabela | Razdeli tabelo razdeli tabelo (horizontalno) na dva dela.

Pri daljših tabelah nam pride prav tudi ukaz Tabela | Ponavljanje naslovnih vrstic, ki tabeli, ki se razteza prek dveh strani na vrhu vsake strani avtomatično doda označene stolpce.

Za tabelo lahko uporabimo več vnaprej pripravljenih slogov s pomočjo ukaza Tabela | Samooblikovanje tabele…

Tabelo pretvorimo nazaj v navadno besedilo z ukazom Tabela | Pretvori | Tabelo v besedilo… Vsebino stolpcev lahko ločimo z različnimi znaki (presledek, tabulator, …). Obratno naredi ukaz Tabela | Pretvori | Besedilo v tabelo…

Belo lahko tudi »rišemo«. Za to imamo na voljo ukaz Tabela | Nariši tabelo (ali ustrezen gumb na orodni vrstici). Meje med celicami lahko preprosto določamo z risanjem črt med njimi. Gre tudi obratno: z »radirko« (gumb na orodni vrstici) lahko meje med celicami enostavno brišemo.

V meniju Tabela je še ukaz Razvrsti…, ki omogoča, da vrstice tabele (ali tudi odstavka) uredimo po vrsti, npr. po abecedi.

Vstavljanje grafike (in drugih objektov)

Sliko (oziroma kak drug objekt) lahko vstavimo z ukazom Vstavljanje | Slika.

Sliko, ki jo vstavimo z ukazom Vstavljanje | Slika | Clip Art…, postane sestavni del besedila: vede se kot znak.

Seveda lahko sliko poljubno prestavljamo po zaslonu, določimo oblivanje besedila ob sliki itd.

Vse to lahko spreminjamo z ukazom Oblikuj sliko. Izberemo ga iz menija, ki ga dobimo z desnim klikom na sliko. Z istim oknom nastavljamo lastnosti tudi drugim podobnim objektom, zato morda nekatere izbire niso na voljo. Izbire so

barve in črte. Tu nastavljamo barvo ozadja (ostale izbire pri slikah niso na voljo).

velikost.

postavitev. Tu določimo postavitev slike na zaslonu ter način oblivanja. Dodatne možnosti oblivanja in določitve položaja slike so na voljo v podmeniju Dodatno… (sidro!)

slika. Tu lahko sliko obrežemo in ji nastavimo svetlost ter kontrast.

Okvirček za besedilo

blabla

Podobno nastavljamo lastnosti drugi objektov, ki jih lahko dodamo besedilu. To so

samooblike (oblački, puščice, diagrami): Vstavljanje | Slika | Samooblike…

puščice, kvadrati, krogi: vstavimo jih s pomočjo orodne vrstice Risanje

WordArt: Vstavljanje | Slika | WordArt…

okvirčki za besedilo: Vstavljanje | Okvirček za besedilo…

…

Urejanje strani

To poglavje je namenjeno oblikovanju strani, to je nastavljanju velikosti robov, dodajanju »glav«, »nog«, številk strani itd.

Razdelitev besedila na odseke

Besedilo razdelimo na odseke z ukazom Vstavljanje | Prelom | Vrste prelomov odsekov (Insert | Break | Section break types). Odsekom lahko določimo naslednje stvari:

število stolpcev

glavo, nogo, posebno obliko števičenja strani

robove, velikost papirja

Številke strani

Številke strani lahko hitro dodamo z ukazom Vstavi | Številke strani (Insert | Page Numbers). Tu lahko določimo:

položaj številke: na dnu ali na vrhu strani

poravnava: levo, na sredino, desno, znotraj, zunaj

pokaži številko prve strani – da/ne

oblika: tu lahko nastavimo še obliko številk, začetek številčenja, …

Glave in noge

Glava je besedilo, ki se pojavlja na vrhu strani. Ponavadi vsebuje številko strani, naslov poglavja in podobno. Noga je analogen pojem, le da se pojavlja na dnu strani.

Glavo ali nogo lahko urejamo po uporabi ukaza Pogled | Glava in noga (View | Header And Footer). Pokaže se orodna vrstica za glave in noge ter uokvirjen del zaslona (na vrhu oziroma na dnu), kamor lahko vpišemo besedilo. V normalen način dela se vrnemo z ukazom Zapri na orodni vrstici ali s klikom na »običajen« del besedila. Pozor: glava in noga sta vidni le v pogledu postavitve tiskanja (print layout). Orodna vrstica za glave in noge omogoča (gumbi po vrsti od leve proti desni):

vstavljanje samobesedila

vstavljanje številke strani

vstavljanje števila vseh strani

oblikovanje številke strani (enako kot pri vstavljanju številke strani)

vstavljanje datuma

vstavljanje časa

priprava strani (glej naprej)

prikaz ostalega besedila

nastavitev glave in noge na enako glavo in nogo, kot jo ima prejšnji odsek

menjavo med prikazom glave in noge

prikaz prejšnje glave/noge

prikaz naslednje glave/noge

zapre prikaz glave in noge

Priprava strani

Okno Datoteka | Priprava strani… (File | Page Setup…) omogoča nastavitve robov, velikost papirja, vir papirja, postavitev.

Robovi (Margins)

Tu lahko nastavimo robove (oddaljenosti roba besedila od roba papirja), oddaljenost glave (noge) od zgornjega roba (spodnjega roba) papirja. Nastavimo lahko zrcalne robove ali postavitev dveh strani na enem listu (Word 2000) ter položaj roba za vezavo (Gutter position). Nastavitve lahko uporabimo za ves dokument ali le za odsek.

Velikost papirja (Paper Size)

Tukaj nastavljamo velikost papirja in njegovo usmeritev (pokončno, ležeče).

Vir papirja (Paper Source)

Nastavimo vir papirja (tiskalnik).

Postavitev (Layout)

V tem oknu lahko nastavimo

začetek odseka

različne glave in noge za lihe/sode strani/prvo stran

vertikalno poravnavo (le za strani, ki niso polne)

Slogi in predloge

Ko si nastavimo obliko odstavka (vrsto in velikost pisave, poravnava, tabulatorska mesta, zamike, razmike, robove, senčenje, oznake, …) si lahko te nastavitve shranimo kot slog odstavka z določenim imenom. Poleg teh slogov poznamo še znakovne sloge, ki določajo le lastnosti pisave, vendar jih redkeje uporabljamo.

Vsak dokument ima svojo predlogo. V predlogi so tipično določeni slogi, pa tudi nastavitve strani, samobesedila, samopopravki,…

Slogi

Slog posameznega odstavka je viden na orodni vrstici Oblikovanje (Formatting). V navadnem načinu pogleda pa lahko z ukazom Orodja | Možnosti … | Pogled | Širina področja za slog (Tools | Options… | View | Style Area Width) določimo širino področja na levi strani zaslona, kjer Word prikazuje imena slogov posameznih odstavkov (če je vrednost nastavljena na 0, potem imen slogov ne prikazuje).

Imenovanje novega sloga

Najlažje lahko napravimo nov slog s primerom (velja le za slog odstavka):

po metodah prejšnjih poglavij oblikujemo odstavek

postavimo se na ta odstavek

v okno Slog v orodni vrstici Oblikovanje vpišemo ime sloga in pritesnemo tipko Enter.

Druga možnost—ki ponuja več nastavitev—je ukaz Oblika | Slog… (Format | Style):

postavimo se v odstavek, ki je po oblikovanju najbolj podoben slogu, ki ga želimo določiti.

izberemo Oblika | Slog… | Nov… (Format | Style… | New…)

popravimo polje Ime (Name)

izberemo tip slog: odstavek (paragraph) ali znak (character)

izberemo osnovni tip (stil kateremu dodamo nove lastnosti)

slog odstavka, ki bo sledil odstavku z novim slogom

označimo Dodaj predlogi (Add to template), če želimo slog dodati predlogi, ki smo jo uporabili za ta dokument

označimo Samodejno posodobi (Automatically update), če želimo, da se slog avotmatično spremeni tedaj, ko spremenimo oblikovanje odstavka (ni na voljo za znakovne sloge)

z gumbom Oblika… (Format…) lahko slog dodatno oblikujemo (pisava, tabulatorji, obrobe,…)

z gumbom Bližnjica… (Shortcut Key…) lahko določimo kombinacijo tipk, s katero bomo uporabili nov slog

Popravljanje lastnosti sloga

Kot pri imenovanju novega sloga, lahko slog spremenimo s primerom. Na oblikovanem odstavku ponovno izberemo ime sloga v oknu Slog v orodni vrstici Oblikovanje in potrdimo spremembo.

Slog spremenimo tudi v oknu Oblika | Slog… | Spremeni… (Format | Style… | Spremeni…). Na voljo imamo enake možnosti, kot pri imenovanju novega sloga.

Po spremembi lastnosti sloga se spremenijo ustrezne lastnosti tudi vsem slogom, ki so temeljili na tem slogu, razen če niso bile v izpeljanem slogu izrecno določene drugače.

Brisanje sloga

Slog izbrišemo z ukazom Oblika | Slog… | Izbriši (Format | Style… | Clear).

Slog odstavkov, ki so uporabljali izbrisani slog, se nastavi na slog Navaden (Normal). Vgrajenih slogov (Navaden, Naslov 1, Naslov 2, …) ne moremo dejansko izbrisati. Pač pa pri njih brisanje pomeni nastavitev prvotnih (predefiniranih) lastnosti.

Predloge

Predlogo napravimo z ukazom Datoteka | Nova… (File | New…), kjer v polju Ustvari nov izberemo Predlogo. Predlogo urejamo tako kot navaden dokument, pišemo besedilo, definiramo sloge, nastavimo obliko strani itd. Če predlogo shranimo v mapo, kjer se shranjujejo uporabnikove predloge (mapo nastavimo v Orodja | Možnosti… | Mesta datotek), potem nam je ta predloga na voljo v oknu Datoteka | Nova… | Splošno, kjer jo lahko izberemo kot predlogo novega dokumenta. Seveda lahko v tem oknu vedno izbiramo med številnimi vnaprej pripravljenimi predlogami.

Dokument od predloge podeduje besedilo, sloge, obliko strani, makre, nastavitve orodnih vrstic itd. Predlogo dokumenta lahko kasneje zamenjamo z ukazom Orodja | Predloge in dodatki… | Pripni… (Tools | Templates And Add-ins… | Attach…). Tu lahko tudi izberemo polje Samodejno posodobi sloge dokumenta. Kot pove že samo ime, ta izbira povzroči, da se tedaj, ko spremenimo sloge v predlogi, avtomatično posodobijo ustrezni slogi v dokumentu.

Sloge lahko pri oblikovanju dokumenta spreminjamo na več načinov:

pri dodajanju makrov, spreminjanju orodnih vrstic, določanju pomena tipk imamo na voljo polje, kjer lahko določimo, v katero predlogo naj se spremembe shranijo

pri spreminjanju pisave (Oblika | Pisava…) in nastavitvah strani (Datoteka | Priprava strani) imamo na voljo gumb Privzeto… (Default…), s katerim lahko nastavitve shranimo v predlogo dokumenta.

pri oblikovanju sloga z izbiro Dodaj predlogi v oknu Oblika | Slog… | Nov…

Penašanje slogov med dokumenti (predlogami)

Okno Oblika | Slog… | Knjižnica… (Format | Style | Organizer…) omogoča kopiranje (brisanje) slogov, samobesedila, orodnih vrstic ter makrov med dokumenti (predlogami).

Polja

Polje je del besedila, ki se »izračuna sam« (torej je nekakšna funkcija). Vstavimo ga z ukazom Vstavljanje | Polje… (Insert | Field…) Na primer: vstavitev polja Page vstavi polje, ki prikazuje številko strani, na kateri se nahaja: 11. Naslednje polje (StyleRef) pokaže besedilo v slogu TecajNaslov 1: Polja.

Če imamo vkjučeno možnost Kode polje (Orodja | Možnosti… | Pogled | Kode polj), se polja (ukazi) prikažejo v zavitih oklepajih { }. Enako stori kombinacija tipk Alt+F9. Na primer: polje, ki kaže stran, se prikaže kot { PAGE }, drugo polje pa kot { STYLEREF "TecajNaslov 1" }. Polja lahko vnašamo tudi »na roko«. Po pritisku na Ctrl+F9 se pokažeta prazna oklepaja, v katera vnesemo primerne podatke in pritisnemo F9. To je ime ukaza, kateremu sledijo potrebni parametri in opcijska stikala. Kaj zahteva in omogoča posamen ukaz, najlaže preverimo v pomoči programa. Na primer: polje {PAGE \* ALPHABETIC } prikaže stran »oštevilčeno« s črkami.

Polje posodobimo tako, da na njem pritisnemo F9 ali uporabimo ukaz Posodobi polje v meniju, ki ga dobimo s klikom na desno tipko.

Word in dolgi dokumenti

Orisni pogled

Word omogoča t.i. orisni pogled: Pogled | Oris (View | Outline)

naslovi različnih nivojev (in besedilo) so v zamaknjeni, kar omogoča takojšen pogled na hierarhično strukturo besedila.

s kliki na znake +/- lahko nivoje prikazujemo/skrivamo

snivoje lahko spreminjamo (puščice   na orodni vrstici Orisovanje)

besedila pod naslovi (podnaslovi …) lahko hitro prestavljamo navzgor ali navzdol.

orisni pogled prikaže večji del besedila, saj je razmak med vrsticami vedno enojen ne glede na oblikovanje odstavka.

Sprotne in končne opombe

Primer sprotne opombe je tukaj . Končne opombe se razlikujejo po tem, da se nahajajo na koncu dokumenta ali odstavka. Vstavimo jo z ukazom Vstavljanje | Sprotne opombe… (Insert | Footnote And Endnote…). Tu lahko spremenimo

tip opombe: Končna, Sprotna (Footnote, Endnote)

način številčenja: Samooštevilčevanje ali Osebna oznaka (AutoNumber ali Custom mark). V drugem primeru lahko vpošemo, npr. * ali jo izberemo z gumbom Simbol… (Symbol…)

dodatne možnosti ponuja gumb Možnosti… (Options…):

položaj (dno strani ali pod besedilom oziroma konec odseka ali konec dokumenta)

obliko številčenja (arabske, rimske številke,…)

začetek številčenja

način številčenja (zvezno, znova v vsakem odseku, znova na vsaki strani – le za sprotne opombe)

Kazala

Word omogoča enostavno izdelavo stvarnih kazal, kazal vsebine ter slikovnih kazal.

Stvarno kazalo

Izdelava stvarnega kazala poteka v dveh delih:

izbira vnosov

vstavljanje kazala

Vnose izbiramo tako, da označimo besedilo in uporabimo ukaz Vstavljanje | Kazala... | Stvarno kazalo | Označi… (Insert | Index And Tables | Index | Mark…) (Alt+Shift+X)

v polje Glavni vnos (Main Entry) vpišite besedilo, ki se bo pojavilo v kazalu (običajno označeno besedilo)

po želji v Podvnos (Subentry) vpišemo »podvnos«

označimo možnosti: prikaz trenutne strani prikaz besedila Glejte (See) (v polju Navzkrižno sklicevanje (Cross-reference)), ali obseg strani, ki je označen z želenim zaznamkom.

nastavimo obliko številke strani (krepko/ležeče)

pritisnemo gumb Označi (Mark), ki doda vnos. Gumb Označi vse označi vsa mesta v besedilu, kjer se nahaja enako besedilo.

postopek ponovimo z novim vnosom …

Doker označujete vnose, je okno lahko vedno odprto!

Oznake vnosov so skrita polja z ukazom XE. Prikažemo jih tako, da pritisnemo gumb ¶ na standardni orodni vrstici. Tedaj jih lahko tudi izbrišemo. Na roke jih vnašamo tako, kot običajna polja – s tipko Ctrl+F9.

Kazalo ustvarimo s pritiskom na OK v oknu Vstavljanje | Kazala... | Stvarno kazalo. Poprej si lahko izberemo obliko (zamaknjeno ali zgoščeno), število stolpcev, poravnavo številk, obliko (z uporabo slogov iz predloge ali prednastavljene oblike).

Kazalo vsebine

Kazalo vsebine se zgradi iz besedila označenega z različnimi slogi (privzeto so to Naslov 1, Naslov 2, …). Vstavimo ga z ukazom Vstavljanje | Kazala | Kazalo vsebine (Insert | Index And Tables | Table Of Contents). V tem oknu lahko dodatno nastavimo obliko kazala

možnost prikaza številke strani

nastavitev desne poravnave številke

obliko vodilne črte

prikaz nivojev

obliko (z uporabo slogov iz predloge ali prednastavljene oblike)

z gumbom Možnosti… (Options…) nastavimo povezavo med slogi in ravnmi v kazalu.

Kazalo lahko določimo s pomočjo vnosnih polj za kazalo vsebine: Vstavljanje | Kazala | Kazalo vsebine | Možnosti | Vnosna polja za kazalo vsebine. Koda tega polja je TC. Na primer: polje { TC "Iglavci" \l 2} pove, da bo ime vnosa v kazalu Iglavci, nahajal pa se bo na drugem nivoju (stikalo \l ). Tudi ta polja so skrita!

Kazalo slik

Kazalo slik (tabel) najlažje vstavimo po naslednjem receptu.

Pod slike vstavimo napis: Vstavljanje | Napis… Tu imamo možnosti

izbire napisa (slika, tabela, enačba)

položaja napisa

oštevilčevanja (gumb Oštevilčevanje…)

z ukazom Vstavljanje | Kazala… | Slikovno kazalo (Insert | Index And Tables… | Table Of Figures) kazalo vstavimo. Možnosti v tem oknu so enake kot pri kazalu vsebine. Le gumb Možnosti… (Options…) ponuja tukaj sestavo slikovnega kazala na podlagi

sloga (izberemo slog)

vnosnih polj za slikovno kazalo z izbiro oznake kazala (A, B, C, …)

Koda vnosnih polj za slikovno kazalo je prav tako TC. Na primer: če vnesemo polje { TC "Slika zajca" \f A} in izberemo v okencu Možnosti Vnosna polja za slikovno kazalo ter določimo oznako A, se bo v kazalu pojavil vnos »Slika zajca«

Skupinsko delo

Dodajanje komentarjev

Mestom v dokumentu lahko dodjamo komentarje, ne da ga bi pri tem spremenili. Pri dodajanju komentarjev nam je v pomoč orodna vrstica Pregledovanje (Reviewing). Komentar vstavimo na naslednji način:

označimo besedilo, ki mu želimo dodati komentar

uporabimo gumb Vstavi komentar ali ukaz Vstavljanje | Komentar… ali kombinacijo tipk Ctrl+Alt+M. Zgodi se naslednje:

besedilo se obarva rumeno,

na konec označenega besedila se doda oznaka komentarja

odpre se okno s komentarji

v okno s komentarji ob oznaki vpišemo želen komentar

Okno s komentarji lahko zapremo. Odpremo ga lahko zopet ob dodajanju nove opombe, z dvojnim klikom na komentar ali z ukazom Pogled | Komentarji.

Komentar izbrišemo tako, da po kliku z desnim gumbom miške na njem izberemo Izbriši komentar. Kako izbrišemo vse komentarje?

Komentarje lahko iščemo z ukazom Urejanje | Pojdi na… ali se po njih pomikamo naprej/nazaj z ustreznima gumboma v orodni vrstici Pregledovanje.

Komentarje lahko tudi natisnemo. Pri tem moramo izbrati polje Komentarje v oknu Datoteka | Natisni | Možnosti | Vključi v dokument.

Sledenje spremembam

Sledenje spremembam lahko vključimo z gumbom Sledi spremembam, ki se nahaja na orodni vrstici Pregledovanje, s kombinacijo tipk Ctrl+Shift+E, s klikom na SLD (TRK) na statusni vrstici ali z ukazom Orodja | Sledi spremembam | Označi spremembe | Sledi spremembam (Tools | Track Changes | Highlight changes | Track Changes While Editing). Pri vključenem sledenju spremembam je osvetljen indikator SLD (TRK) na statusni vrstici.

Pri sledenju spremembam Word označi vsako spremembo v besedilu (natipkano besedilo se označi rdeče, izbrisano besedilo se označi rdeče in se prečrta).

Med spremembami se najlažje pomikamo z gumboma na orodni vrstici Pregledovanje. Tu sta tudi gumba Sprejmi spremembo ter Zavrni spremembo. Enako lahko storimo v oknu Orodja | Sledi spremembam | Sprejmi ali zavrni spremembe… (Tools | Track Changes | Accept Or Reject Changes…) Ta nam ponuja

prikaz avtorja spremembe

pogled na spremembo (označena, po spremembi, pred spremembo)

sprejemanje/zavračanje spremembe

sprejemanje/zavračanje vseh sprememb

razveljavitev spremembe

pomikanje po spremembah

V oknu Orodja | Sledi spremembam | Označi spremembe | Sledi spremembam lahko določimo, ali se spremembe označijo na zaslonu oziroma na natisnjenem dokumentu. Gumb Možnosti… (Options…) ponuja še nastavitev oblike (npr. barve) dodanega, izbrisanega besedila, spremembe oblikovanja, spremenjenih vrstic.

Shranjevanje različic

Word omogoča shranjevanje več različic dokumenta v isto datoteko. To storimo z ukazom Datoteka | Različice… (File | Versions…). Tu imamo na voljo seznam že shranjenih različic dokumenta. Različice lahko odpremo z gumbom Odpri. Če je ne potrebujemo več, jo izbrišemo z gumbom Izbriši. Novo različico shranimo Shrani zdaj…, ko imamo na voljo tudi vpis komentarja.

Razno…

Zaščita dokumenta

Ukaz Orodja | Zaščiti dokument… (Tools | Protect document…) omogoča več nastavitev

izbrano polje Sledene spremembe onemogoča izklop sledenja sprememb ter onemogoča sprejemanje ali zavračanje sprememb

izbrano polje Komentarji onemogoča spreminjanje dokumenta, pač pa omogoča dodajanje komentarjev.

izbrano polje Obrazci (Forms) onemogoča le spreminjanje obrazcev

določimo lahko tudi geslo (Password), ki onemogoča spremembo teh nastavitev.

Zaščito odstranimo z ukazom Orodja | Odstrani zaščito dokumenta (Tools | Unprotect Document)

Primerjava dokumenta

Dokument lako primerjamo z drugim na naslednji način:

dokument odpremo

izberemo Orodja | Sledi spremembam | Primerjaj različico… (Tools | Track Changes | Compare Documents…) kjer izberemo drug dokument

Po tem postopku Word označi spremembe v trenutnam dokumentu na način opisan v drugem razdelku.

Obrazci

Obrazec je sestavljen dokument s prostori za vnos informacij. V obrazec lahko vstavimo polja za izpolnjevanje, potrditvena polja in spustne sezname. Obrazec lahko nato drug bralec (uporabnik) izpolni in dokument shrani. Word omogoča tudi shranjevanje samo podatkov, ki so bili vneseni v polja.

Polja obrazca vstavljamo s pomočjo orodne vrstice Obrazci. Tri vrste polj so:

vnosno polje (vesemo lahko poljubno besedilo):

potrditveno polje:

spustno polje:

Vsekemu polju lahko določimo lastnosti (desni gumb na polju in izbira Lastnosti). Te so seveda odvisne od vrste polja. Tako lahko na primer

vnosnemu polju določimo vrsto besedila (številka, datum, …) največjo dolžino besedila obliko besedila, privzeto besedilo

potrditvenemu polju privzeto vrednost

spustnemu polju njegove elemente (možnosi, ki jih imamo na izbiro)

Skupne vsem poljem so natavitve izvedbe makra ob vstopu ali izstopu iz polja, polju lahko omogočimo vpis, z gumbom Dodaj Napotek… dodamo napotek (npr. besedilo, ki se prikaže v statusni vrstici).

Preden lahko polja obrazca izpolnjujemo, ga moramo zaščititi. To storimo z gumbom s »ključavnico«.

Obrazec lahko shranimo kot običajen dokument ali pa v tekstovno datoteko shranimo le vrednosti izpolnjenih polj (Nastavitev Orodja | Možnosti | Shranjevanje | Shrani le podatke obrazcev).

Ovojnice in nalepke

Word omogoča enostavno oblikovanje in tiskanje posameznih ovojnic in nalepk.

Ovojnice

Če želimo natisniti posamezno ovojnico, je postopek naslednji:

izberemo Orodja | Ovojnice in nalepke… | Ovojnice (Tools | Envelopes And Labels… | Envelopes)

vnesemo naslovnika

po želji dodamo pošiljatelja

dodatne možnosti – gumb Možnosti… (Options…):

format (velikost) ovojnice

pisavo naslovnika in pošiljatelja

položaj naslovnika in pošiljatelja

način podajanja (možnosti tiskanja)

ovojnico natisnmo z gumbom natisni (Print) ali vstavimo v dokument z gumbom Vstavi v dokument (Add to Document)

Nalepke

Postopek izdelave nelepk

označimo besedilo, ki ga bomo postavili na nalepko (korak ni nujen, saj besedilo lahko vpišemo kasneje)

izberemo Orodja | Ovojnice in nalepke… | Nalepke (Tools | Envelopes And Labels… | Labels)

vnesemo besedilo nalepke

izberemo število nalepk: celo stran ali posamezno nalepko

določimo dodatne možnosti: izberemo velikost nalepk ali določimo lastne velikosti (velikost nalepke, robovi, ...)

nalepke natisnemo (Print) ali jih vstavimo v nov dokument (New Document)

Spajanje dokumentov (Mail Merge)

Mail merge uporabljamo za izpis večjega števila dokumetov, pri katerih se spreminja le majhen del besedila. Tipičen primer so pisma, kjer se spreminja le naslovnik in morda pozdrav, vsebina pa ostane enaka. Naslednji primer so ovojnice in nalepke.

Postopek pokažimo na primeru.

Recimo, da želimo razposlati pisma z naslednjo vsebino:

ime priimek

naslov

poštna številka kraj

Dragi/a ime

Vabim te na praznovanje rostnega dne, ki bo v soboto, 9. marca 2002 v ...

Janez

postopek je sestavljen iz treh delov

najprej izdelamo pismo

določimo izvor podatkov (če ga še nimamo, ga lahko v tem trenutku tudi napravimo)

izdelamo pisma (kot nov dokument) ali jih le natisnemo

Skozi postopek nas vodi ukaz Orodja | Spajanje dokumentov… (Tools | Mail Merge…).

Izdelava pisma

v oknu Orodja | Spajanje dokumentov… z gumbom Ustvari (Create) določimo vrsto dokumenta. Za pismo izberemo Tipsko pismo (Form Letters...). Sicer imamo na voljo tudi možnost izdelave ovojnic, nalepk.

določimo dokument (trenutni ali pa naredimo novega)

Izvor podatkov

Vir podatkov izberemo z gumbom Vir Podatkov (Get Data) Če ga še nimamo, ga lahko naredimo z izbiro Ustvari vir podatkov… (Create Data Source…). Sicer izberemo obstoječega: Odpri vir podatkov (Open Data Source…).

Določitev podatkov poteka po naslednjem postopku:

izberemo Ustavari vir podatkov (Create Data Source)

v oknu se prikažejo imena polj zbirke podatkov, za katere Word meni, da jih bo uporabnik potreboval (ime, priimek, naslov, …)

z gumbom Dodaj ime polja/Odstrani ime polja (Add Field Name/Remove Field Name) polja dodajamo/biršemo.

ko smo zadovoljni, izberemo OK. Word nato zahteva ime datoteke s podatki

ko vpišemo ime datoteke, se prikaže okno, kjer izberemo naslednji korak. To naj bo Uredi vir podatkov (Edit Data Source)

v okno vpisujemo podatke za posamezna polja. Gumb Dodaj Nov (Add New) doda vpis v zbirko podatkov. (Zapise lahko brišemo, se pomikamo po že obstoječih, jih popravljamo, …)

vpisovanje končamo z V redu (OK)

nadaljujemo z oblikovanjem glavnega dokumenta (pisma). Prikaže se orodna vrstica Spajanje dokumentov (Mail Merge). Z njeno pomočjo lahko dodajamo polja (gumb Spojna polja ali Insert Merge Field), ki jih bo Word pri spajanju napolnil s podatki. Vstavljena polja se prikažejo med narekovaji « in », npr. polje Ime je prikazano kot «Ime».

gumb Poglej spojene podatke (View Merged Data) zamenja imena polj z dejanskimi podatki v zbirki. Po posameznih zapisih se pomikamo s puščicami (na orodni vrstici)

spajanje napravi gumb (Spoji…) Merge… Tu imamo možnosti:

spajanje v dokument ali na tiskalnik

izberemo zapise (od do)

v posebnem oknu določimo poizvedbene možnosti (Query Options): filtriranje (pogoji na polja) in razvrščanje (po poljih)

kliknemo OK.

če smo izbrali spajanje v dokument, smo dobili nov dokument, ki vsebuje kopije originalnega dokumenta z »napolnjenimi« polji.

Makro ukazi

Makro ukaz je zaporedje ukazov. Tule so kratka navodila za pripravo makra:

zaporedje ukazov najprej »posnamemo« z ukazom Orodja | Makro | Posnemi nov makro (Tools | Macro | Record New Macro...):

damo mu ime

po želji priredimo kombinacijo tipk ali gumb v orodni vrstici

določimo predlogo oziroma dokument, kamor makro shranimo

vpišemo komentar (opis)

kliknemo OK in izvedemo želene ukaze (oblikujemo besedilo, odstavke, iščemo, zamenjujemo,...)

snemanje zaključimo s klikom na gumb Stop v orodni vrstici, ki se prikaže po začetku snemanja, z ukazom Orodja | Makro | Ustavi snemanje (Tools | Macro | Stop Recording...) ali s klikom na REC v statusni vrstici

makre urejamo v oknu Orodja | Makro | Makri… (Tools | Macro | Macros...): poženemo, preimenujemo, izbrišemo, preselimo v drug dokument ali predlogo – Knjižnica… (Organizer...)

makro poženemo z Orodja | Makro | Makri… | Zaženi (Tools | Macro | Macros… | Run) ali— če smo to nastavili—s pritiskom na določeno kombinacijo tipk ali gumbom na orodni vrstici.

Makri so napisani v Visual Basicu. Urejamo lahko tudi njihovo kodo: Orodja | Makro | Makri… | Urejanje (Tools | Macro | Macros... | Edit). Pri tem moramo seveda poznati imena ukazov in poznati osnove programskega jezika Visual Basic.

To je sprotna opomba (angl. footnote)

MB

Pomota! Pravilno je dodajanje.

Delo z datotekami

Marko Boben

2002-03-09T01:31:00